¿Cómo funciona Rindegastos?

Te explicamos de forma general cómo funciona Rindegastos digitalizando el 100% el manejo de gastos en tu empresa. 

Temas que encontrarás en este artículo: 

Proceso de creación y revisión de gastos 

Roles de usuario 

Etapas del proceso de rendición de gastos 

Proceso de creación y revisión de gastos 

Rindegastos es una plataforma que busca optimizar los procesos de las empresas para simplificar la vida de sus trabajadores permitiendo que puedan dedicar su tiempo a lo que verdaderamente les importa. 

Es importante que antes de empezar a trabajar con Rindegastos, tengas una idea general de cómo funciona. El proceso es simple; se crean los gastos, estos pasan por un flujo de revisión de acuerdo a las políticas de la empresa, que  previamente han sido configuradas dentro de la plataforma. 

Es decir el proceso consta de dos etapas principales, que son ejecutadas por unos roles de usuarios específicos, donde previamente se configuraron unas políticas de acuerdo a las necesidades de cada empresa. 

Roles de usuario 

En Rindegastos contamos con tres roles que tienen diferentes facultades dentro de la plataforma así:

• Administrador: es el usuario que posee los permisos necesarios para configurar Rindegastos a la medida de tu empresa como por ejemplo: creación de usuarios, creación de políticas, configuración de flujos de revisión, definición de categorías de gastos, entre otros. Además este rol posee acceso para visualizar reportes y exportar la información de todos los gastos de la empresa.
• Aprobador: este rol define al usuario que podrá participar en los flujos de revisión configurados por tu empresa y podrá ver, aprobar y/o rechazar los gastos enviados por los rendidores.
• Rendidor: por defecto todos los usuarios tienen el rol de rendidor y este rol define que el usuario podrá crear sus gastos y luego enviarlos al proceso de revisión configurado por tu empresa.

Etapas del proceso de rendición de gastos 

Son dos las etapas principales. La primera es la creación o registro de los gastos y posteriormente su envío por parte del rendidor. La segunda etapa es la revisión de los gastos en donde los aprobadores configurados podrán aprobar o rechazar los gastos enviados por el rendidor.

Para hacer una rendición de gastos el Rendidor debe hacer lo siguiente en Rindegastos:

1. Registrar los gastos en su cuenta de Rindegastos adjuntando una imagen y toda la información que la empresa solicite como proveedor, total, fecha, entre otros.
2. Crear un nuevo informe de gastos que contenga todos los gastos que necesite y enviarlo al flujo de revisión configurado por su empresa.

Una vez enviado el informe de gastos por parte del rendidor éste viaja y queda en posesión del primer aprobador configurado por la empresa. El aprobador podrá revisar el informe y todos los gastos dentro de él para aprobar o rechazar los gastos que incumplan las políticas de la empresa. Al terminar la revisión el aprobador podrá remitir el informe al siguiente aprobador o cerrarlo en caso que él sea el último aprobador del flujo de revisión.

💡Recomendación: en el Flujo de revisión, se debe incluir como último aprobador, algún usuario del área de contabilidad, para que una vez finalizada la revisión, el usuario  pueda descargar la información y registrar los datos en el sistema contable de la empresa.

Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a [e-mail] 
en detalle, ¡estamos para ti!

 

Artículos relacionados 

¿Cómo crear gastos manuales?

¿Cómo crear y enviar un informe?

¿Cómo aprobar y rechazar gastos?