Te explicamos cómo revisar y aprobar una solicitud de fondos en la plataforma Web de Rindegastos fácil y rápido.
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Por qué cambio el módulo de fondos?
¿Cómo revisar y aprobar una solicitud de fondos?
¿Qué es un fondo?
Es una asignación de fondos para usar en gastos específicos; a un rendidor se le asigna una cantidad determinada de dinero en el fondo, para usar en los gastos de un viaje de trabajo, un evento empresarial, una visita a un cliente entre otros.
Previamente la empresa determina el valor del fondo para usarlo en la actividad específica o tú como rendidor solicitas un aproximado para cubrir los gastos de dicha actividad.
¿Qué es una caja chica?
Es una asignación de fondos, que se usa de manera recurrente para gastos menores de una empresa; con el objetivo de que haya disponibilidad para cubrir de manera extraordinaria o inesperada algunos gastos que se generan en el día a día, adicional permite mantener el orden y el control.
La empresa determina el valor de la caja chica y los gastos deberán justificarse por medio de comprobantes, tickets, facturas entre otros; de acuerdo con las políticas que la empresa disponga para ello.
¿Por qué cambio el módulo de fondos?
Nuestra plataforma se encuentra en la constante búsqueda de optimizar los tiempos de nuestros usuarios, por lo tanto, se creó un módulo específico para la gestión de fondos, esto permitirá que las aprobaciones sean más rápidas, acelerando el proceso de asignación de dineros por parte de las empresas.
¿Cómo revisar y aprobar una solicitud de fondos?
Ten en cuenta que en este módulo visualizarás diferentes tipos de solicitudes, ya sean viáticos, caja chica, anticipos, proyectos, entre otros. Para todos estos casos el proceso de revisión es exactamente el mismo. Sin embargo cada empresa tiene sus propios sistemas de control interno, que en algunos casos requiere documentación adicional de acuerdo a las políticas de cada empresa. El proceso es muy fácil, solo sigue estos pasos:
- Desde el menú "Aprobador" selecciona la opción Solicitud de fondos.
- En pantalla de forma predeterminada, siempre vas a visualizar las solicitudes en estado en proceso que tienes por revisar.
- Podrás buscar una solicitud de fondos específica, usando el filtro que está en la parte superior, selecciona el estado (por revisar / revisado), el tipo de fondo (fondo / caja chica) y el usuario (Rendidor que solicito el fondo).
- En la esquina superior derecha de la solicitud de fondos encontrarás tres puntos, allí verás el flujo de revisión, el historial y también devolver solicitud de fondo.
- En Finalizar revisión deja un comentario y por último haz clic en Remitir solicitud.
¡Listo! En pocos pasos aprobaste la solicitud de fondos del rendidor y ahora él puede incluir en sus informes de gastos el fondo aprobado.
🧐Aclaración: Las solicitudes de fondos solo pueden ser aprobadas o devueltas al rendidor, no hay opción de rechazarlas a diferencia de los gastos.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com
en detalle, ¡estamos para ti!
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