¿Qué son validaciones de informes y cómo configurarlas?

Te explicamos qué son las validaciones de informes y cómo puedes configurarlas desde la plataforma web de Rindegastos. 

Temas que encontrarás en este artículo: 

¿Qué son las validaciones de informes? 

¿Cómo configurar validaciones de informes desde cero? 

¿Cómo eliminar una validación de informes? 

¿Qué son las validaciones de informes? 

Una validación de informes es el proceso de verificar y confirmar que un informe cumpla con las condiciones establecidas por un usuario administrador.

Con las validaciones en Rindegastos, los administradores pueden asegurar que durante la creación de informes no falte información, que se cumplan los plazos de la empresa, se controle el monto total de los gastos, que no se olvide cargar un archivo, entre otro tipo de requisitos. Y así, los usuarios aprobadores tendrán una herramienta automática que permite detectar errores y facilita la revisión de gastos e informes.

¿Cómo configurar validaciones de informes? 

Para crear y configurar validaciones de informes desde cero en Rindegastos el proceso es muy fácil, sólo sigue estos pasos: 

1. En el menú "Administrador" selecciona la opción Validaciones.
2. Haz clic en + Crear Validación 
3. Selecciona la opción Desde cero y haz clic en Continuar.
4. En la sección de datos principales selecciona aplicar validación a Informes.
5. Selecciona la política a la que quieres aplicar la validación. Puedes escoger una, varias o todas las políticas de gastos que tengas creadas. 
6. En la sección condiciones podrás configurar las condiciones para que se ejecute la validación en informes. Deberás completar campos cómo: 
   - Dato a validar: selecciona un campo de informes y un operador para la validación del dato.
   - Aplicar validación si se cumple condición: Activa o desactiva esta opción para configurar una condición inicial que active la validación.
   - Mensaje: Podrás escribir un mensaje de alerta que se mostrará a los rendidores cuando creen un gasto o informe.
7. En la sección Otras opciones encontrarás más criterios para que se ejecute la validación en gastos o informes cómo: 
   - Vista previa de la validación: muestra como se vería la validación al aplicarse.
   - Aplicar solo si existe el campo: te permite activar la opción para aplicar la validación solo si el campo existe en el gasto o informe. 
   - Validación restrictiva: te permite activar la opción para que el rendidor no pueda enviar el gasto o el informe si no cumple con la validación.
   Si la validación no es restrictiva podrás activar dos opciones adicionales. 
   - Oculta para rendidores: permite activar esta opción para que solo los aprobadores del flujo puedan ver la validación sin cumplir.  
   - Restrictiva para cierre de informes: permite activar esta opción para que los aprobadores no puedan cerrar el informe si es que la validación no se cumple.
8. Finalmente haz clic en Guardar validación y luego en Finalizar validación para confirmar.
9. Al guardar la validación inmediatamente esta se ejecuta en los gastos e informes de las políticas seleccionadas.

¡Listo! Así de fácil es crear y configurar validaciones desde el rol de administrador. 

✏️Nota: Cuando creas una validación a partir de una plantilla deberás completar sólo algunos de los campos mencionados anteriormente para completar las condiciones de la validación.

¿Cómo eliminar una validación de informes? 

Para eliminar una validación de informes sigue los siguientes pasos:  

1. En el menú "Administrador" selecciona la opción Validaciones.
2. Haz clic en la pestaña Validaciones informes. 
3. Busca la validación que deseas eliminar, puedes utilizar el buscador para encontrarla de forma más rápida. 
4. en la parte superior derecha de la validación, selecciona la opción de eliminar haciendo clic en el ícono 🗑️. 
5. Por último para confirmar haz clic en Eliminar. ¡Y listo!  

Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a [e-mail] 
en detalle, ¡estamos para ti!

 

Artículos relacionados 

¿Cómo replicar una validación de gastos o informes?   

¿Qué son validaciones predefinidas y cómo configurarlas?