¿Qué es la asignación de facturas y como funciona en Rindegastos?

Te explicamos cómo funciona la asignación de facturas en la plataforma Web de Rindegastos fácil y rápido. 

  

Temas que encontrarás en este artículo: 

¿Qué es la asignación de facturas?

¿Cómo opera la asignación de facturas en Rindegastos?

¿Quién puede configurar la asignación de facturas? 

¿Cómo configurar la asignación de facturas en Rindegastos? 

 

¿Qué es la asignación de facturas? 

La asignación de factura es un proceso que permite al rendidor o al aprobador asignar la factura electrónica a un gasto del cual aún no se tiene un comprobante oficial. Esto permite a los rendidores o aprobadores incluir la factura en PDF y XML en el gasto, en esos casos donde el rendidor no tiene acceso a estos documentos al momento de la compra. 

En Rindegastos existe un módulo llamado Fiscal en el que el administrador de la cuenta podrá activar y configurar esta funcionalidad de asignación de facturas. 

Importante: Este proceso se encuentra disponible para Rindegastos Colombia 🇨🇴

¿Cómo opera la asignación de facturas en Rindegastos?

La asignación de facturas opera de la siguiente forma:

La empresa reenvía las facturas que recibe a la casilla de recibos inteligente de Rindegastos, de esa forma las facturas que llegan al correo oficial de la empresa quedarán cargadas en un usuario específico en Rindegastos, este será llamado el "perfil de facturación". 

El administrador debe activar la funcionalidad de asignación de facturas y configurar las opciones correspondientes asegurando que el email que se registre en esa sección sea el mismo del perfil de facturación. 

Finalmente el rendidor o el aprobador podrán asignar facturas a los gastos que van creando o revisando, según corresponda. 

¿Quién puede configurar la asignación de facturas? 

La asignación de facturas puede ser configurada por los usuarios administradores que cuenten con acceso al módulo Fiscal en Rindegastos. Aquí podrán:

• Activar o desactivar la funcionalidad de asignación de facturas.
• Seleccionar el email del usuario que recibe las facturas de la empresa.
• Otorgar permisos para que los usuarios puedan asignar un gasto a una factura. 
• Agregar las políticas que tendrán acceso a la asignación de facturas a gastos.

¿Cómo configurar la asignación de facturas en Rindegastos? 

Para activar y configurar la asignación de factura debes seguir estos sencillos pasos: 

1. Desde el menú de "Administrador" selecciona la opción Fiscal.
2. Haz clic en el botón Activar asignación facturas para que la herramienta quede disponible para los usuarios.
3. Selecciona del listado el email del usuario que recibe las facturas de tu empresa. Recuerda configurar desde el correo de facturación el reenvío automático de todas las facturas electrónicas al buzón [e-mail]
4. Activa los permisos para que los usuarios rendidores o aprobadores puedan asignar un gasto a una factura.
5. Agrega las políticas que tendrán acceso a la asignación de facturas a gastos. Por el momento solo puedes elegir políticas con moneda COP.
6. Para finalizar, haz clic en el botón Guardar cambios.  

¡Listo! así los usuarios podrán asignar las facturas a los gastos creados desde su cuenta en Rindegastos. Siempre y cuando la factura ya se encuentre disponible en el usuario designado para ello. 

✏️Nota: Cuando asignas la factura, Rindegastos completa los datos del gasto con la información que se encuentra disponible en el archivo XML y adjunta también la factura en PDF. 

Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a [e-mail] 
en detalle, ¡estamos para ti!