¿Qué son los fondos compartidos y cómo los puedo configurar?

Te explicamos cómo funcionan los fondos compartidos y su configuración desde la versión web de Rindegastos.

Temas que encontrarás en este artículo: 

¿Qué son los fondos compartidos?
¿Qué debo tener en cuenta al asignar un usuario a un fondo compartido?
¿Cómo crear un fondo compartido?
¿Cómo convertir un fondo a uno compartido?
¿Cómo agregar más usuarios a un fondo compartido?

¿Qué son los fondos compartidos? 

Un fondo compartido en Rindegastos es igual a un fondo por rendir y caja chica, pero en este caso, permite que un grupo de usuarios participe y rinda gastos bajo el mismo fondo. Solo los administradores de la empresa pueden definir si este fondo será compartido.

🧐Aclaración: Como rendidor puedes solicitar el fondo y luego de que el mismo sea aprobado, el administrador por cambiar el Fondo Simple a Fondo compartido.

¿Qué debo tener en cuenta al asignar un usuario a un fondo compartido? 

Es importante considerar que, si un fondo ha sido solicitado por el rendidor, primero debe ser aprobado antes de convertirlo en un fondo compartido y asignar usuarios. Aunque los administradores tienen acceso a la vista global de la empresa y pueden visualizar las solicitudes de fondos en proceso de revisión, no podrán cambiar su estado a fondo compartido hasta que la aprobación haya sido completada.

📌 Importante:Solo el administrador con acceso al módulo de fondos podrá asignar usuarios al fondo o crearlo.

¿Cómo crear un fondo compartido? 

Crear un fondo compartido, es muy sencillo, solo sigue estos pasos:

1. Desde el Rol Administrador, dirígete a la sección de Fondos.
2. Allí verás un menú, quédate en el campo Fondos, donde verás todos los Fondos ya aprobados o creados por ti.
3. Dirígete a la parte superior derecha de la pantalla y da clic en el botón +Crear fondo.
4. Elige el rendidor al cual le vas a asignar el fondo.
5. Verás el nombre del usuario principal del fondo, y la ventana emergente de Fondo compartido, deslizando el botón hacia la derecha para Activar el Fondo compartido.(agrega los usuarios y continua)
6. En Detalle del fondo ingresa nombre que asignarás al fondo y código.
7. En Total ingresa el valor del fondo y elige la moneda.
8. Escribe una Descripción breve sobre el uso del fondo.
9. Tendrás dos opciones en Tipo de fondo, elige Fondo a rendir o Caja chica.
10. En Opciones también podrás configurar fondo Flexible y fecha de vencimiento, deslizando el botón hacia la derecha para Activar.
11. Por último da clic en Crear fondo.

¡Listo! Así de fácil es crear un fondo compartido.

¿Cómo convertir un fondo a uno compartido? 

Convertir un fondo en un fondo compartido es muy fácil, solo sigue estos pasos:

1. Desde el Rol Administrador, dirígete a la sección de Fondos.
2. Allí verás un menú, quédate en el campo Fondos, donde verás todos los Fondos ya aprobados creados por ti, selecciona el Fondo que será convertido a Fondo compartido.
3. En la parte superior derecha verás el botón de Opciones, da clic allí y selecciona Editar.
4. Verás el nombre del usuario principal del fondo, y la ventana emergente de Fondo compartido, deslizando el botón hacia la derecha para Activar el Fondo compartido.
5. Se desplegará la opción que permitirá seleccionar el rendidor en el campo Selecciona un usuario, escribe el nombre del usuario y selecciónalo.
6. Para finalizar, presiona el botón Guarda los cambios.
   
   ¡Listo! Así de fácil es agregar usuarios a un fondo compartido.
   
   
   

¿Cómo agregar más usuarios a un fondo compartido? 

Agregar más usuarios a un fondo compartido es muy fácil, solo sigue estos pasos: 

1. Desde el Rol Administrador, dirígete a la sección de Fondos.
2. Allí verás un menú, quédate en el campo Fondos, donde verás todos los Fondos ya aprobados o creados por ti, da clic en el Fondo que será Editado.
3. El fondo se abrirá y en la parte superior derecha verás el botón de Opciones, da clic allí y selecciona Editar.
4. Verás la ventana de Fondo compartido, en la opción Selecciona un usuario, escribe el nombre del usuario y selecciónale. (En el caso de querer agregar un nuevo usuario).
5. En la misma venta también tendrás la opción de Eliminar el usuario de ese Fondo compartido, en la parte derecha de nombre de rendidor habrá una , da clic allí y será eliminado del fondo. (No puedes el eliminar el usuario principal del fondo)
6. Para finalizar la Edición del fondo, debes agregar un nuevo usuario, para que este fondo siga siendo compartido, de lo contrario desactiva el Fondo compartido, para que todos los cambios se ejecuten presiona el botón Guarda los cambios.
   
   ¡Listo! Así de fácil es editar un fondo compartido.
   
   ✏️Nota: También podrás Editar el fondo, dando clic en se abrirá una ventana en la parte lateral derecha de la pantalla, los pasos a seguir al seleccionar la opción Editar, son los mismos. 
   

🧐Aclaración:  La visual de fondos se mantendrá, sin embargo podremos identificar cambios en el botón , donde generalmente tenemos los campos para la configurar o editar, ahora veremos el botón de esta manera   seguiremos editando por este campo, el menú que se desplegaba siempre se mantendrá.

Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a [e-mail] 
en detalle, ¡estamos para ti!