¿Cómo crear políticas de solicitudes de fondos?

Te explicamos qué es una política de solicitudes de fondos y cómo puedes crearla en la plataforma web de Rindegastos de manera sencilla.

Temas que encontrarás en este artículo: 

¿Qué es una política de solicitudes de fondos?

¿Cómo crear una política de solicitudes de fondos en blanco?

¿Cómo crear una política de solicitudes de fondos copiando la configuración de otra política?

 

¿Qué es una política de solicitudes de fondos?

Las políticas de solicitudes de fondos establecen las condiciones bajo las cuales las empresas definen cómo los rendidores deben generar sus solicitudes antes de enviarlas al flujo de revisión. A través de la configuración de estas políticas, cada empresa puede determinar lo siguiente:

• Los rendidores asignados a cada política, quienes podrán seleccionarla al momento de crear una solicitud de fondos.
• Las reglas y los campos que los rendidores deben completar para generar una solicitud de fondos.
• El flujo de revisión de las solicitudes de fondos, incluyendo los aprobadores que participarán en él.

Una empresa puede contar con una o varias políticas, dependiendo de sus necesidades y de lo establecido en la implementación de la plataforma.

 

¿Cómo crear una política de solicitudes de fondos en blanco?

Crear políticas de solicitudes desde cero es un proceso sencillo. Solo sigue estos pasos:

1. Desde el menú Administrador, selecciona la opción Políticas.
2. Al ingresar, verás el listado de políticas actuales en tu empresa.
3. En la parte superior derecha, haz clic en + Crear política.
4. Asigna un nombre a la política y, opcionalmente, un código.
5. Elige una de las dos opciones para crear tu política y selecciona Crear una política en blanco.
6. Selecciona la moneda bajo la que se aplicará la política y haz clic en Crear política.
7. En Configuraciones, accede a la sección General, activa la opción Ocultar política para gastos e informes y guarda los cambios.
8. Configura los campos adicionales que deseas incluir en las solicitudes. Para ello, en la opción Informes, selecciona Campos personalizados y agrega los campos requeridos.
9. En la sección Configuraciones, accede a Categorías y agrega todos los ítems que el rendidor debe incluir en su solicitud. * Para que las categorías asignadas en la política de solicitudes estén disponibles para el rendidor al crear su solicitud, es necesario activarlas desde la configuración de solicitudes.
10. Finalmente, asigna usuarios a la política. Para ello, selecciona Usuarios, haz clic en Agregar usuarios y asigna los correspondientes.

¡Listo! La política ha sido creada y configurada para su uso en solicitudes de fondos.

¿Cómo crear una política de solicitudes de fondos copiando la configuración de otra política?

Crear políticas de solicitudes de fondos, copiando una política existente y su configuración es muy fácil, solo sigue estos pasos: 

1. Desde el menú "Administrador" selecciona la opción Políticas.
2. Al ingresar, verás el listado de políticas actuales en tu empresa.
3. En la parte superior derecha haz clic en + Crear política. 
4. Asigna el nombre a la política y un código de manera opcional. 
5. Tienes dos opciones para crear tu política, selecciona Copiar la configuración de otra política.
6. Ahora elige del listado la política que deseas copiar y Crear política.
7. Finalmente, asigna usuarios a la política. Para ello, selecciona Usuarios, haz clic en Agregar usuarios y asigna los correspondientes.

¡Listo! Ya tienes una nueva política creada, ahora define los rendidores que usaran la política y crea los flujos de revisión según corresponda. 

🧐Aclaración: *Los datos que se copian de una política a otra son: % de similitud, campos, categorías y moneda. No se copiarán los Rendidores y tampoco el Flujo de revisión, ya que esto debe ser configurado manualmente para cada política.

Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a [e-mail] 
en detalle, ¡estamos para ti!

 

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