¿Cómo configurar permisos y condicionales en los flujos de revisión?

Te explicamos cómo configurar permisos y condicionales para los aprobadores desde el flujo de revisión desde la plataforma web.

 

Temas que encontrarás en este artículo:

¿Qué son los permisos y las condicionales para los flujos de revisión?

¿Cómo se configuran los permisos en los flujos de revisión?

¿Cómo se configuran las condicionales en los flujos de revisión?

¿Qué son los permisos y condicionales para los flujos de revisión?

Los permisos determinan qué aprobadores tienen la capacidad de editar gastos, informes y solicitudes de fondos. Además, sirven para restringir o conceder derechos de edición, garantizando un control adecuado sobre quién puede modificar la información.

Por otro lado, las condicionales se establecen para definir los criterios que determinan qué solicitudes o informes deben pasar por un aprobador específico dentro del flujo de revisión. Estos criterios suelen basarse en montos predefinidos, asegurando que determinadas solicitudes sean evaluadas según su valor.

¿Cómo se configuran los permisos en los flujos de revisión?

Configurar los permisos en los flujos de revisión es un proceso sencillo. Sigue estos pasos:

1. En el perfil Administrador, selecciona la opción "Flujos de revisión".
2. Busca el flujo que deseas editar y selecciónalo.
3. Al ingresar, haz clic en "Editar flujo".
4. En la parte derecha, donde se encuentra el listado de aprobadores, selecciona el botón "Editar condicionales y permisos".
5. Se abrirá una ventana en la que podrás activar los permisos disponibles, tales como:
   • Aprobar y/o rechazar gastos dentro de un informe. Si esta opción no está activada, el aprobador solo podrá ver, remitir o cerrar el informe.
   • Editar la información de un informe.
   • Editar la información de un gasto dentro de un informe.
   • Editar la configuración de las solicitudes de fondos, incluyendo opciones como fondo flexible, bloqueo automático, fecha de vencimiento y usar todo el fondo.
   • Editar la información de las solicitudes de fondos, modificando datos generales, personalizados y montos por categoría.
6. Activa los permisos deseados cambiando el botón a color verde o desactívalos según el aprobador.
7. Selecciona "Asignar permisos" y, por último, haz clic en "Guardar cambios".

¡Listo! Los permisos han sido asignados correctamente a los aprobadores.

 

¿Cómo se configuran las condicionales en los flujos de revisión?

Configurar las condicionales en los flujos de revisión es un proceso sencillo. Sigue estos pasos:

1. En el perfil Administrador, selecciona la opción "Flujos de revisión".
2. Busca el flujo que deseas editar y selecciónalo.
3. Al ingresar, haz clic en "Editar flujo".
4. En la parte derecha, donde se encuentra el listado de aprobadores, selecciona el botón "Editar condicionales y permisos".
5. Se abrirá una ventana donde, en la parte inferior, encontrarás el apartado de Condicionales. Allí podrás establecer los montos para informes, gastos y/o solicitudes de fondos.
6. Elige la opción en la que deseas establecer un monto límite para el aprobador (informes, gastos o solicitudes).
7. Define la moneda y el monto correspondiente. *Cuando un informe, gasto o solicitud alcance el monto establecido, pasará automáticamente por el aprobador asignado como condicional.*
8. Selecciona "Guardar Atributo" y luego "Asignar permisos". *El aprobador aparecerá resaltado en color amarillo y con la etiqueta "Condicional".*
9. Para finalizar, haz clic en "Guardar cambios" y "Reiniciar flujo".

¡Listo! Las condicionales han sido configuradas correctamente para los aprobadores.

🧐Aclaración: *El primer aprobador en el flujo de revisión siempre debe tener activado el permiso de Aprobar y/o rechazar los gastos y solicitudes, ya que es necesario que tome esta acción antes de remitir o cerrar los informes. Por esta razón, este permiso no puede desactivarse.

* Al editar un flujo, este se reiniciará, y los informes y solicitudes serán enviados nuevamente al primer aprobador del proceso.

Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a [e-mail] 
en detalle, ¡estamos para ti!

Artículos relacionados 

¿Qué son y cómo funcionan los flujos de revisión?

¿Cómo configurar un flujo de revisión?

¿Cómo editar un flujo de revisión?